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重要書類の電子化・管理サービス「e-BANGO/image α」を提供開始

2016年11月01日

~ 改正電子帳簿保存法・マイナンバー法などに対応 ~

株式会社野村総合研究所(本社:東京都千代田区、代表取締役社長:此本 臣吾、以下「NRI」)は、企業が取り扱う紙の重要書類を、専用スキャナーで電子化し、インターネット環境から完全に隔離されたデータセンターで安全に管理するサービス「e-BANGO /image α(イーバンゴウ イメージアルファ)」(以下「本サービス」)を、本日、提供開始しました。本サービスは、個人情報や機密情報等を含む、企業にとって重要な書類の「電子化」から「データ保存・破棄」までを支援します。

マイナンバー法では、扶養控除申告書などマイナンバーが付いたさまざまな帳票類について、紙帳票・電子帳票の区別なく、厳重な保管と保存年限到来後の確実な破棄を求めています。そういった中、2016年1月に適用が開始された改正電子帳簿保存法(以下「電帳法」)におけるスキャナー保存要件が緩和されました。これにより、企業は大量の国税関係書類について、電子化を具体的に検討することが可能になりました。本サービスを利用すれば、さまざまな紙の重要書類を電子化でき、管理の負荷やさまざまなリスクを軽減できます。

本サービスでは、ユーザー企業が専用スキャナーで電子化した書類データを、専用回線を通じてNRIのデータセンターに送って格納します。承認・保存されたデータは、ユーザー企業の端末から、照会・検索を行えるほか、電帳法で求められるタイムスタンプ付与・一括検証を行うことが可能です。保存データを破棄する際には、予約登録をするだけで、所定の期日到来時に、マイナンバー法が定める速やかな破棄を実現します。

本サービスの主な特長は、以下のとおりです。
① 高いセキュリティレベル
電子化した画像データは、インターネットから独立した専用回線を通じて、NRIのデータセンターに送られ、そこで安全に管理されます。

② マイナンバー法、電帳法上のシステム要件に対応
本サービスは、マイナンバー法の施行や電帳法の改正に合わせて、システム的に対応する以下の機能を備えています。

  • 技術的安全管理措置要件を充足する「セキュリティ」機能
  • 速やかで確実な破棄及びその記録を担保する「破棄予約登録・破棄」機能
  • 真実性を担保する「解像度」「タイムスタンプ付与」「タイムスタンプ一括検証」「アクセス権限付与」「アクセスログ記録」機能
  • 可視性を担保する「照会検索」機能

③ 帳票レイアウト機能により大量のスキャニング作業を支援
帳票レイアウトから帳票の種類を自動識別することで、多種多様な書類を効率的に電子化します。また、過去の膨大な書類の一括スキャニング作業を支援するBPOサービスも、別途利用できます。

④ NRI独自の保管期限管理機能(特許出願中)による「正確な破棄・記録」の実現
マイナンバー法では、企業に対し、不要になったマイナンバー記載書類やデータを速やかに破棄することが求められています。紙による書類管理の場合、対象書類の破棄日を管理台帳に記帳し、破棄日到来後に物理的に抽出・破棄し、記録することになります。本サービスを利用することにより、破棄日を予約登録するだけで、自動で確実に当該書類の検索・破棄とその記録が実現できます。

NRIは、本サービスを通じて、企業のさまざまな重要書類管理業務の効率化を支援していきます。

注目ワード : マイナンバー